Know-How zum Thema E-Mail

Ein Mailaccount funktioniert im Prinzip wie ein Postfach bei einem Postamt: Andere Leute können Ihnen dorthin Briefe schicken, und wenn Sie wollen bzw. Zeit haben, schauen Sie vorbei, um Ihre Post abzuholen. Wenn Sie andererseits selbst Briefe verschicken wollen, werfen Sie diese in den Briefkasten und lassen sie von der Post zustellen.

Ähnlich funktioniert es bei der elektronischen Post. Eine typische E-Mailadresse wäre z.B. office@akis.at. .at steht im Internet für Österreich, ‚akis‘ ist unsere Bezeichnung in Österreich. Der Klammeraffe – @ (gesprochen ‚at‘) – trennt nun den Namen der Mailbox oder des Accounts vom Domainnamen ‚akis.at‘. Übersetzt in unsere Postfachterminologie bedeutet das: Postfachname ‚office‘ im Postamt, ‚akis‘ in Österreich.

Nachdem unsere Server immer laufen, können Sie auch jederzeit Mails empfangen und wann Sie wollen, abholen bzw. lesen. Für das Abholen von Mails ist ein POP oder IMAP-Server – ‚das Postamt mit Ihrem Postfach‘ – zuständig. Das Versenden übernimmt ein SMTP-Server. Er entspricht dem Briefkasten, in den Sie Ihre Briefe einwerfen.

Unser POP/IMAP-Server (Posteingang): mail.akis.at
Unser SMTP-Server (Postausgang): smtp.akis.at

Mailclients

Ein Mailclient ist Software, die Sie auf Ihrem Gerät installieren, um auf Ihre E-Mails zugreifen zu können. Thunderbird, Apple Mail, Windows Live Mail und em-client sind bekannte Beispiele. (Von Microsoft Outlook raten wir übrigens dringend ab.) Beim Einrichten Ihres Postfachs (Mailbox) wird sie das von Ihnen gewählte Programm nach den beiden genannten Servern – mail.akis.at (eingehend: mail.akis.at; ausgehend: smtp.akis.at), Ihrer Mailadresse, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort fragen. Anleitung zur Konfiguration verschiedener Clients finden sie in unserem Servicebereich.

Webmail

Schnell und einfach auf Ihr A.K.I.S.-Postfach zugreifen können Sie übrigens auch über unser Webmail. Das funktioniert direkt in Ihrem Webbrowser und ist vor allem dann praktisch, wenn Sie ein Gerät verwenden, auf dem Sie keinen eigenen Mailclient installieren können oder wollen.

POP3 oder IMAP

Der große Unterschied zwischen den beiden Protokollen ist, ob Ihre Mails am Server gespeichert werden, oder ob sie nach dem Abholen von dort verschwinden. Die Entscheidung liegt bei Ihnen selbst und Ihr Mailclient wird Sie danach fragen, wenn Sie ihn konfiguriren. Allgemein ist IMAP zu empfehlen: Hier bleiben Mails auf dem Server selbst liegen und werden dort lediglich als ‚gelesen‘ markiert. In der Analogie zum Postamt bleibt der Brief also im Postfach und Ihr Mailclient nimmt eigentlich nur eine Kopie davon für Sie zum Lesen mit. Das ist mittlerweile vor allem deshalb wichtig, damit Sie nicht nur mit einem PC, sondern mit mehreren, und auch mit Smartphones und Tabletts, auf Ihre Mails zugreifen können. Wenn verschiedene Mailclients das Abholen vom ‚Postamt‘ übernehmen und dabei jedes Mal das Postfach leeren (POP3), werden Ihre Mails nie am selben Platz landen und sind damit schwierig wiederzufinden. Im Gegensatz dazu haben mit IMAP alle Clients den gleichen Stand.

Zusätzlich für IMAP spricht, dass mit POP3 Backups (Sicherungskopien) nur schwer möglich sind: Einmal Heruntergeladen und vom Server gelöscht, ist die einzige vorhandene Version die auf dem verwendeten Gerät. Wenn das Telefon verloren geht, der Laptop kaputt wird, das Tablett ausgedient hat, der Mailclient überholt ist, oder einfach nur mal versehentlich falsch geklickt wurde: Die betreffenden Mails sind verloren.

Das einzige Problem, das IMAP mit sich bringt, sind potentiell überquellende Mailboxen. Genau wie in der Analogie mit dem Postfach: Wenn alle Briefe in dem Fach bleiben, ist irgendwann natürlich kein Platz mehr da, und es passen keine neuen Briefe mehr hinein. Das Limit bei E-Mailboxen ist der Speicherplatz auf dem Server und wird ‚Quota‘ oder ‚Diskquota‘ genannt. Bei uns sind diese Quotas im Allgemeinen sehr großzügig, aber irgendwann ist ‚voll‘. Auch Mailclients leiden mitunter sehr an übervollen Mailboxen – sie müssen quasi bei jedem Mal Post abholen zwischen zigtausenden Briefen nach neuer Post suchen. Abhilfe bringt da nur ‚aufräumen‘: Löschen schafft Platz. Ihren Mailclients – und Ihrer eigenen Übersicht – hilft übrigens auch das Sortieren in Ordner (Folder).

Bounces – Fehlermeldugen von Mailservern

Wieder funktioniert es hier wie bei der Post: Sie erhalten keine Nachricht, wenn ein Brief erfolgreich zugestellt wurde, wenn aber etwas schiefläuft, geht die Nachricht zurück zum Absender. Wenn Sie also ihr eigenes Mail – ergänzt mit einer Fehlermeldung – von einem Server zurückbekommen, nennt sich das ‚Bounce‘ und es hat etwas nicht geklappt.

Häufige Fehler sind z.B.

• ‚user unknown‘: Benutzer unbekannt -> überprüfen Sie bitte die Empfängeradresse
• ‚quota exceeded‘: das Postfach vom Empfänger quillt über

Wenn übrigens ein empfangender Mailserver – temporär – nicht erreichbar ist, versucht es der sendende weiter. In so einem Fall erhalten Sie (von unserem Server in der aktuellen Konfiguration) nach vier Stunden eine Information („es dauert etwas länger…“). Erst wenn der Empfänger-Mailserver es innerhalb von drei Tagen nicht schafft, wieder online zu kommen, wird aufgegeben. Mails gehen also nicht verloren, wenn ein Server vorübergehend offline ist.

Spam und Mißbrauch

Ein Aufkleber mit ‚bitte keine Werbung‘ wird ab und an auch im ‚Real Life‘ von Verteilern ignoriert, hier gibt es allerdings einen sehr markanten Unterschied zwischen Post und E-Mail: Digitale Post kostet kein Porto. Gehackte und infizierte PCs und Server können zig Mails pro Sekunde verschicken, bevor überhaupt von Verantwortlichen reagiert werden kann.

Die Idee, unerwünschte Mails ‚Spam‘ (Büchsenfleisch) zu nennen, ist übrigens von Monty Pythons ‚Spam, Spam, Spam‘ inspiriert:

Die schieren Massen an Spam machen seine Bekämpfung mitunter schwierig. Bei A.K.I.S. wird das meiste gefiltert, bevor Sie etwas davon bemerken. Was eindeutig als Spam erkannt wird, wird direkt gelöscht. Wenn sich unsere Server nicht ganz sicher sind, wird ‚als Spam markiert‘, die betroffenen Mails landen dann in Ihrem ‚Spamfolder‘.

Begriffe

• Account/Mailbox – Postfach bei einem Mailserver
• Username – Benutzername, um den Mailaccount abzufragen
• Passwort – Kennwort, um sich als rechtmäßiger Besitzer des Accounts auszuweisen
• SMTP-Server – Simple Mail Transfer Protocol-Server; verschickt Ihre Mails. Bei uns smtp.akis.at (Server erfordert Authentifizierung anhacken)
• POP3 – Post Office Protocol-Server ermöglicht die Abfrage Ihrer Mails über einen Mail-Client. Bei uns macht das der Server mail.akis.at
• IMAP – Internet Message Access Protocol; im Gegensatz zu POP3 bleiben die Mails am Server liegen.
• Mail-Client – Programm zum Lesen von E-Mails
• Server – Computer, der innerhalb eines Netzwerkes anderen zur Verfügung steht und verschiedene Dienste anbietet
• SSL – Secure Socket Layer – Verschlüsselung zur sicheren Übertragung von Daten (Web, Mail)
• Microsoft Live Mail – der Nachfolger von Outlook (Express)
• Thunderbird – kostenloses Open Source-E-Mail-Programm.
• Cc – Carbon Copy – Adressfeld für den Empfänger eines „Durchschlags“ (Kopie) der E-Mail; es können ein oder mehrere Empfänger (durch Beistriche getrennt) definiert werden
• Bcc – Blind Carbon Copy – wie Cc, jedoch ist dieser Empfänger für die anderen nicht sichtbar
• Attachment – Anhang einer E-Mail; mit einer Mail können Sie nicht nur Texte verschicken, Sie können auch andere Dokumente und Dateien (am besten komprimiert) an die Mail anhängen und ‚im Rucksack‘ mitschicken.
• ASCII – America Standard Code for Information Interchange – ist ein Zeichensatzstandard, der von allen Computern und Systemen interpretiert werden kann. Manchmal wird ASCII auch mit „reinem Text“ gleichgesetzt. ASCII-Dokumente, die sich ausserdem durch eine geringe Dateigröße auszeichnen, erfordern keine spezielle Software zur Darstellung, ein ganz simpler Texteditor ist ausreichend.
• Spam – Unerwünschte Werbemails.